Certificado digital: qual tipo a sua empresa precisa e quando renovar

Você sabe a data em que o certificado digital da sua empresa vence? E quem, na empresa, é a pessoa que vai perceber isso antes do dia?

Em muita empresa pequena, o certificado digital é lembrado só quando para de funcionar: no dia de emitir uma nota, de enviar uma obrigação ou de assinar um documento. A compra costuma ser rápida e feita por indicação, sem que ninguém tenha comparado o tipo com o uso real.

Em resumo: o certificado A1 fica armazenado no computador ou no celular e vale 1 ano. O A3 fica em cartão, token ou na nuvem e vale de 1 a 5 anos. Não existe tipo “melhor”: existe o que combina com quem usa, onde usa e quantas pessoas precisam dele. O que mais causa problema não é a escolha do tipo, e sim o vencimento sem dono. Este texto não substitui a orientação do seu contador, que sabe o que a sua rotina fiscal exige.

O que é o certificado digital, em uma frase?

É a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa. Os certificados do padrão ICP-Brasil, o das autoridades certificadoras credenciadas, são oferecidos para pessoa física (e-CPF) e para empresa (e-CNPJ), nos tipos A1 e A3.

Qual a diferença entre A1 e A3?

A diferença está em onde a chave fica guardada e por quanto tempo vale, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI):

Na prática, onde a chave fica muda a rotina. No A1, ela está no próprio equipamento, então vale saber quem tem cópia. No A3 em cartão ou token, é preciso ter o objeto à mão na hora do uso. Pergunte à certificadora como funciona o uso no seu caso.

Como escolher sem errar?

Responda a quatro perguntas antes de comprar, no mesmo espírito de decidir tecnologia por evidência e não no feeling. É um critério nosso, não uma regra oficial.

1. Quem vai usar? Uma pessoa, em um computador, ou várias, em lugares diferentes?
2. Onde vai usar? Sempre no escritório, ou também em casa, em obra, em outra loja?
3. O que acontece se o arquivo ou o token se perder? Alguém sabe quem tem cópia?
4. O contador precisa do certificado? Em muitos casos ele opera as obrigações da empresa e precisa de um tipo específico. Pergunte a ele antes de comprar.

Se a resposta à primeira pergunta é “várias pessoas, em lugares diferentes”, pergunte à certificadora como o tipo escolhido funciona nesse cenário, e peça a resposta por escrito.

Como se obtém e como se renova?

Segundo o ITI, o caminho para obter um certificado digital ICP-Brasil tem quatro passos:

1. Escolher uma autoridade certificadora e pedir a emissão no site dela.
2. Agendar a validação dos dados com uma autoridade de registro.
3. Fazer a validação, que inclui cadastro biométrico (foto do rosto e digitais). Na página do ITI, ela é descrita como presencial. Na Amex, a validação também pode ser feita por videoconferência, como explicamos mais adiante.
4. Receber o certificado: o A1 é baixado conforme a orientação da certificadora, e o A3 é entregue em cartão ou token (ou fica na nuvem).

A renovação também é pedida à certificadora. O ITI informa que ela serve para trocar a chave por outra mais atual ou quando os dados do titular mudam. Confirme com a sua certificadora qual é o procedimento exato e o prazo de antecedência para o seu tipo, porque as regras de cada uma podem variar.

O que é o SynPass, que a Amex entrega aos clientes?

O SynPass é uma versão gratuita do certificado digital em nuvem da Syngular, uma autoridade certificadora. Segundo a própria Syngular, ele foi pensado para facilitar a renovação de certificados emitidos por ela: não exige token, cartão nem outro dispositivo físico, e o acesso é feito por aplicativo. O pedido é iniciado pela autoridade de registro parceira, que é o papel que a Amex exerce com os nossos clientes, e a renovação acontece sem nova videoconferência nem deslocamento. A Syngular informa que o processo é gratuito do início ao fim.

Três cuidados, para ninguém comprar por impressão:

• A renovação depende de o SynPass estar ativo. Peça à Amex as condições exatas para o seu caso.
• Validade e usos do SynPass não constam na página da Syngular. Confirme com a Amex, por escrito, onde ele pode ser usado e por quanto tempo vale, e confirme com o seu contador se o seu uso fiscal é atendido.
• Declaramos o nosso interesse: a Amex entrega o SynPass. Mesmo assim, a pergunta é a mesma de qualquer compra: o tipo certo é o que combina com o seu uso.

Como a Amex atende na hora de emitir?

Dois pontos que costumam travar quem precisa do certificado e que a Amex resolve no atendimento:

• Emissão fora do horário comercial. Se a sua rotina não deixa espaço durante o expediente, combine com a gente um horário diferente.
• Brasileiros que moram fora do Brasil. Também fazemos a emissão para quem está no exterior, por videoconferência, sem precisar vir ao país para isso.

Em ambos os casos, o prazo e os documentos pedidos dependem do tipo de certificado e da sua situação. Fale com a gente antes e peça as condições por escrito.

Como não ser pego de surpresa pelo vencimento?

O problema específico aqui não é técnico, é de organização. Veja um mínimo que funciona:

• Uma lista simples com cada certificado da empresa: de quem é, tipo, onde está guardado e data de vencimento.
• Um responsável nomeado. Pode ser o administrativo ou o financeiro, mas uma pessoa com nome.
• Aviso com antecedência. Coloque o lembrete na agenda com pelo menos 30 dias antes do vencimento, para dar tempo de agendar a validação presencial.
• Senha e cópia sob controle. A senha do certificado e o arquivo do A1 não devem ficar só na cabeça ou no computador de uma pessoa.
• Saída combinada. Se o responsável deixar a empresa, quem assume e como o certificado é transferido?

Quando vale pedir ajuda?

Quando a empresa tem mais de um certificado, mais de um usuário ou depende de alguém de fora (como o contador) para operar. Nesses casos, quase sempre o risco está em quem guarda o quê, e não na tecnologia. Na Amex, entregamos certificados digitais (incluindo o SynPass) aos nossos clientes, e o primeiro passo é o mesmo: entender o uso real antes de indicar o tipo, o que é o mesmo princípio do diagnóstico antes da ferramenta.

Você já parou para pensar…

…qual é a data de vencimento do seu certificado? E se a pessoa que cuida dele não estivesse na empresa amanhã, alguém saberia onde ele está e qual é a senha?

Se quiser organizar isso, fale com a Amex no WhatsApp e conte para que a sua empresa usa o certificado hoje. Para entender como decidir antes de contratar qualquer solução, leia também Antes de contratar qualquer tecnologia, responda esta pergunta.

Fontes

• ITI: Perguntas frequentes sobre certificação digital
• Syngular: SynPass, o certificado gratuito da Syngular