Decidir tecnologia no feeling: quanto isso custa para a pequena empresa

Quanto custa, de verdade, o último sistema que sua empresa contratou?

Se você pensou na mensalidade, falta metade da conta. O custo de decidir tecnologia “no feeling” quase nunca aparece na fatura: aparece no retrabalho, na planilha paralela e no tempo do gestor.

Em resumo: decidir tecnologia pela pressão do momento (“o pessoal reclamou”, “o concorrente tem”) traz quatro custos que raramente entram na conta: a licença que ninguém usa, o retrabalho, os dados espalhados e o tempo de quem decide. Dá para evitar com um passo simples antes da compra.

O que é decidir tecnologia “no feeling”?

É contratar a ferramenta antes de entender o problema. Normalmente começa com uma frase dita com boa intenção: “precisamos de um sistema”, “vi uma ferramenta de IA que parece ótima”, “o concorrente já usa”.

Imagine uma clínica pequena nos Campos Gerais. Toda a agenda está em planilha. Alguém sugere um sistema de agendamento. A clínica contrata, mas ninguém pergunta por que a planilha existe: o processo é confuso? A equipe não sabia usar o sistema anterior? Meses depois, a licença continua sendo paga, o médico continua abrindo a planilha e o sistema vira “aquele que ninguém usa”. (É um exemplo ilustrativo, não um cliente específico, mas o enredo é comum.)

Quais são os quatro custos que ninguém soma?

1. A licença sem uso. É o custo visível, e ainda assim muita empresa só percebe quando revisa as despesas do ano.
2. O retrabalho. Enquanto o sistema novo não é adotado, a equipe faz o trabalho duas vezes: no sistema e no jeito antigo.
3. Os dados espalhados. Cada ferramenta nova que não conversa com as outras cria mais um lugar onde a informação mora.
4. O tempo de quem decide. O gestor passa horas montando planilhas para juntar o que os sistemas deveriam entregar pronto.

Quantos sistemas sua empresa mantém desconectados?

A pergunta parece fácil até você começar a contar. Uma loja tem ponto de venda, planilha de estoque, sistema de vendas e relatório de caixa. Um escritório tem agenda, documentos, faturamento e banco de horas. Uma clínica tem agendamento, prontuário, faturamento e recebimento. Se tudo roda separado, o gestor vira o “cabo” que liga os sistemas.

Um caso que acompanhamos mostra o contrário. Uma organização sem fins lucrativos controlava o estoque contando itens nas prateleiras, fechava o caixa sem um método claro de conferência e atendia devagar por causa da alta procura. Com um sistema gerencial com PDVs móveis, cada venda passou a ser registrada na hora, o estoque passou a ser atualizado em tempo real e o fechamento de caixa ficou simples e organizado. O ganho não veio de “ter tecnologia”. Veio de ligar venda, estoque e caixa no mesmo lugar.

O que a pesquisa diz?

Dois dados conferidos ajudam a ver o peso da decisão mal feita:

• Em um estudo da BCG de 2020, só 30% das transformações digitais atingiram ou superaram o valor esperado com mudança duradoura; 44% criaram algum valor, mas abaixo da meta, e 26% entregaram menos da metade do previsto.
• Segundo o PMI (Pulse of the Profession, 2014), 47% dos projetos malsucedidos não atingiram os objetivos por problemas na gestão dos requisitos, ou seja, por não estar claro o que o projeto precisava entregar.

São estudos de grandes empresas, mas o mecanismo é o mesmo em escala menor: quando a necessidade não é descrita, o resultado também não pode ser medido.

Cinco sinais de que você está decidindo no feeling

• Você sabe o nome da ferramenta, mas não consegue explicar em uma frase o problema que ela resolve.
• A compra foi motivada por reclamação de alguém, sem conversa com quem usa no dia a dia.
• Ninguém definiu como vai saber se deu certo.
• A ferramenta nova convive com a planilha antiga “só por um tempo”.
• Quem vai pagar não participou da decisão.

Três ou mais? Pare antes de assinar.

O que fazer em vez disso?

Antes de comprar, responda por escrito: “Esse sistema resolve qual problema específico, e como vou saber que resolveu?” Explicamos a pergunta e como respondê-la no artigo Antes de contratar qualquer tecnologia, responda esta pergunta.

Quantos sistemas sua empresa mantém hoje sem que conversem entre si? Se a conta passou de dois, vale uma conversa. Fale com a Amex e conte o seu cenário.

Fontes

• BCG, Companies Can Flip the Odds of Success in Digital Transformations from 30% to 80%, 29/10/2020.
• PMI, Requirements Management: Core Competency for Project and Program Success, Pulse of the Profession, 2014.