Estoque e caixa fora do improviso: o caso de uma organização com PDV móvel

Como você sabe, agora mesmo, quantos itens existem no seu estoque?

Se a resposta é “preciso ir contar”, você conhece o problema que uma organização sem fins lucrativos tinha antes de mudar a forma de gerir. Ela atendia centenas de pessoas sem saber ao certo se havia produto suficiente ou se os recebimentos estavam sendo registrados de forma organizada.

Em resumo: com um sistema gerencial com PDVs móveis (pontos de venda no tablet ou no celular), cada venda passou a ser registrada na hora, o estoque passou a ser atualizado em tempo real e o fechamento do caixa ficou simples. A lição vale para qualquer operação que atende muita gente: o ganho está em ligar venda, estoque e caixa no mesmo lugar.

Como era antes?

Três problemas apareciam todos os dias:

• Estoque conferido a olho. O controle era feito contando os itens nas prateleiras.
• Caixa sem método. O fechamento não tinha um jeito claro de conferência detalhada.
• Atendimento lento. A demanda era alta e o atendimento não acompanhava.

Preservamos o nome da organização, como fazemos com todos os clientes.

O que foi implantado?

Um sistema gerencial com PDVs móveis. Em vez de a venda acontecer em um ponto fixo, quem atende leva o ponto de venda até o público. As tarefas repetitivas passaram a ser feitas pelo sistema, e a gestão ganhou visibilidade sobre toda a operação.

O que mudou?

• Operacional: controle do estoque com histórico detalhado de movimentações, para os produtos estarem disponíveis quando precisam.
• Financeiro: fechamento de caixa organizado e confiável, o que facilita a gestão dos recursos.
• Para o público: atendimento mais ágil, com tempo de espera menor.
• Para a equipe: mais tempo para cuidar do propósito da organização, em vez de refazer processos manuais.

Por que deu certo?

Foram quatro escolhas, que valem para o seu caso:

1. Começou pelo problema, não pela ferramenta. Os três problemas (estoque, caixa e atendimento) estavam claros antes de escolher o sistema.
2. Ligou as pontas. Venda, estoque e caixa conversam entre si; ninguém precisa montar planilha para juntar.
3. Levou a ferramenta até onde as pessoas estão. O PDV móvel reduz a fila porque o atendimento acontece perto do público.
4. Deixou a ampliação para depois. Funções como o autoatendimento, em que o próprio público faz o pedido, ficaram como possibilidade futura. Primeiro a base funciona.

Sinais de que a sua operação precisa de algo parecido

• O estoque é conferido contando, e a contagem nunca bate com o sistema (ou não existe sistema).
• O fechamento do caixa depende de uma pessoa que “entende a planilha”.
• O público faz fila por causa de um único ponto de atendimento.
• O gestor monta relatório à mão para saber o que vendeu.

Dois ou mais? Vale conversar.

E se a minha empresa for diferente?

O caso é de uma organização sem fins lucrativos, mas o raciocínio serve para lojas, cantinas, eventos e qualquer operação de venda com estoque. Antes de escolher o sistema, responda à pergunta do nosso artigo Antes de contratar qualquer tecnologia, responda esta pergunta e veja se está pronto com as 10 perguntas de diagnóstico.

Quanto tempo a sua equipe gasta hoje contando, conferindo e refazendo o que um sistema poderia registrar na hora? Se quiser conhecer o nosso sistema gerencial com PDVs móveis, chame a Amex no WhatsApp.